Leeswaarschuwing: Onderstaande tekst bevat details van de plot en een deel van de afloop van het verhaal. Mocht je het eerst zelf willen lezen en kan je hier een versie vinden van het verhaal zoals het online te lezen is of hier zoals het als pdf te downloaden is. Dit is echter niet de enigszins genormaliseerde en geannoteerde versie waarover ik schrijf.

Geïnspireerd door het lied van het Ros Beiaart kreeg ik een paar maanden geleden bij wijze van grapje het in de Deltareeks uitgegeven boek “De historie vanden vier Heemskinderen” cadeau. De Deltareeks is een serie met nieuwe edities van klassieke en oudere werken uit de Nederlandse literatuur die tot doel de belangrijkste werken uit de lage-landse-literatuur opnieuw te doen verschijnen in mooi verzorgde, gebonden uitgaven èn permanent verkrijgbaar te houden.

Waarin zat hem de grap? Welnu, het ging om de verwijzing naar de tekst van het lied over het Ros Beiaart:

‘t Ros Beiaard doet zijn ronde
in de stad van Dendermonde.
Die van Aalst die zijn zo kwaad
omdat hier ‘t Ros Beiaard gaat.

Het boek dat ik in handen had gekregen, is een heruitgave van de druk die in 1508 in Leiden door Jan Seversoen is gedrukt. De Deltareeks zelf schrijft erover: “… bevat de oudste volledig bewaarde Nederlandstalige versie van het Heemskinderen-verhaal. Door middel van moderne leestekens, een royale woordverklaring, een grote hoeveelheid cultuurhistorische aantekeningen en een nawoord waarin allerlei aspecten helder belicht worden, werd deze oude tekst door Irene Spijker toegankelijk gemaakt voor een breed publiek.”

Ik weet niet goed wat er door de uitgevers wordt verstaan onder een breed publiek. De de tekst is weliswaar voorzien van moderne interpunctie en de zinnen zijn her en der gecorrigeerd om corrupte passages te stroomlijnen. Toch blijft het een stuk middelnederlands proza dat niet snel door de gemiddelde literair geïnteresseerde verslonden zal worden.

Ik ben het gaan lezen, want ik wilde nu wel eens weten hoe het zat met het Ros Beiaart en die Van Aalsten waar het altijd over gaat. En omdat ik op dat moment blijkbaar geen wikipedia bij de hand had, deed ik maar eens een poging. Ik vond het een spannend verhaal. Een boek dat ik per se wilde uitlezen. En ik vermeed zorgvuldig alle wetenschappelijke en inhoudelijke uitleg die achterin het boek is opgenomen. Die gaat er namelijk vanuit dat je weet hoe het verhaal afloopt en dat wilde ik juist níet.

Het zou kunnen dat de tekst voor mij iets toegankelijker is dan voor de gemiddelde lezer omdat ik wat ervaring heb met middeleeuwse teksten en het hielp dat sommige moeilijke of verwarrende woorden onderaan de bladzijde worden vertaald of uitgelegd.

Om een indruk te geven, volgt hier een stuk van hoofdstuk xxv, waarin de dood van Beiaart wordt beschreven. Prachtig proza waarin de hechte band tussen het paard en de heemskinderen wordt beschreven. Voor het gemak heb ik bij enkele woorden tussen vierkante haken een vertaling geplaatst.

Als dat tractaet vander soenen [vrede] gesloten was tusschen coninc Karel ende Reinout met sijn broeders, quamen si vanden castele hant bi hant ende Beyert wert voer hen geleit tot voer den coninc ende deden een voetval voer den coninc seer oetmoedelic. Ende die coninck deedse opstaen ende ontfincse in gracien, daer menich edelman blide om was ende sonderlinge vrou Aye, hoer alre moeder. Dit gedaen wesende heeft Reynout Beyaert genomen ende heeftet den coninc ghegheven, seggende: ‘Heer coninc, doeter u gelieven mede.’

Als die coninc Beyert hadde, volquam hi sijn belofte, want hij dede hem twe molensteenen binden an den hals ende leiden op die brugge vander Oyse ende werpen in die riviere. Beyert sanck met die molenstenen so alst eerst in geworpen was, om die swaerheit vander steenen, mer terstont quamt boven ende began te swemmen. Mettien sach Reinout om ende sacht swemmen. Beyert versach Reinout ende doen verhieft sinen voet ende sloech soe crachtelick tegen de molenstenen dat si beide braken, ende swam te lande. Ende so drae alst te lande quam, liept na sinen here Reinout. Als Karel dat sach seide hi tot Reynout: ‘Reinout, geeft mi Beyert weder, of ic sal u doen vangen.’ Reinout dit horende van den coninc, gaf hy Beyert den coninc weder. Doe dede die coninck Beyaert binden an elcke voet een molensteen ende an den hals twe ende lietet so werpen in die riviere. Noch quam Beyert boven ende versach sinen meester ende brac die molenstenen ende liep tot sinen meester. Adelaert, dit siende, liep tot Beyert ende custet voer sinen muyl. Die coninc, die siende, verwonderdet seer die crachte van sulcken paert. Doe seide die coninc: ‘Reinout, ten si dat ghi my Beyert weder geeft, ic sal u doen vangen ende hanghen te Montefaucoen an die galghe.’ Doe seide Adelaert: ‘Vermaledijt moetstu zijn, Reynout, geefstu den coninc Beyert weder.’ Reinout seide weder: ‘Swijch broeder. Sal ic om een ors [paard] des conincs toerne [woede] hebben? Neen ic waerlic, broeder, also helpe mi God.’ Doe seide Adelaert: ‘O Beiaert, hoe valschen here hebdi gedient, met valschen loen wordi geloent.[je krijgt stank voor dank]’ Reinout heeft Beyert weder gevangen ende den coninc ghegeven, seggende: ‘Heer coninc, dat is die derde reise [keer] dat icken u gelevert heb ende ist dat u dit ors nu ontgaet, ic en vanges u niet weder want het gaet mijnre herten veel te na.’ Die coninc ontfinct ors ende seide: ‘Reinout, gi en moet niet omsien, want so lange als tors [het paard] u siet, so en soudet niet moghen verdrencken.’ Doe most Reinout voer de heren sweren dat hi niet omsien en soude na Beiert. Doe dede die coninc Beiaert an elcke voet binden twe groote molenstenen ende an den hals twee ende soe werpen in die riviere. Doe most dat ors te gronde sincken overmits die swaerheit der stenen. Een wijle dair na quamt weder boven ende stac thoeft om hoge, neyende [hinnikend] nae sinen here oft een mensche geweest hadde, de na sinen lieven vrient gescreit hadde. Als dit neyen Reynout hoerde ende niet om en dorste sien, ginc hem so na der herten dat hij in onmacht viel. Beyert neech sinen here metten hoefde, neyde seer na sinen here. Als Ridsaerd dit sach, hadde hi in sijn herte groot verdriet ende hem jammerdet seer, ende dye ander broeders hadden oeck groten rou mede om tors, dat si sinen here so getrouwe sagen. Ten lesten sanc dat ors in die gront ende verdranc.

Maar hoe zit het nu met die Van Aalsten? Het verhaal speelt zich in Frankrijk, Spanje en het Heilige Land af. Volgens de overlevering uit 1508 die ik net gelezen heb, ligt kasteel Montalbaen of Montauban in het zuiden van Frankrijk, en wordt Beiaart in de Oise (ten noorden van Parijs) verdronken. Aalst en Dendermonde komen er niet in voor. Verder zoekend naar gegevens over dit kasteel kwam ik echter ook in Belgisch Luxemburg uit, nota bene de streek waar ik deze blogpost schrijf. Irene Spijker noemt in haar boek allerlei voorbeelden van ‘buitentekstueel voortleven’ van de Heemskinderen, waaronder de vele voorbeelden van huisnamen, gevelstenen, standbeelden en andere kunstobjecten, zowel in de noordelijke als in de zuidelijke Nederlanden.

Het verhaal van de vier heemskinderen is een prachtig voorbeeld van hoe verhalen een eigen leven kunnen gaan leiden. Wil je een leuk voorbeeld van de Nederlandse overlevering, kijk dan eens naar de draai die Suske en Wiske eraan gegeven hebben in het Ros Bazhaar.

Dit is de integrale (Nederlandstalige) tekst is een voordracht die ik vandaag heb gehouden in Bocholt op het Duits-Nederlands Archiefsymposium. Ik heb de voordracht in het Duits kunnen houden, nadat Mies Langelaar van het GAR zo vriendelijk en behulpzaam was de tekst voor mij te vertalen.
In een later stadium zal ik de tekst nog illustreren met de afbeeldingen die ik tijdens de presentatie toonde. Dat zal echter pas na het congres zijn.

Inleiding
Deze voordracht werd aangekondigd dat ik het zou hebben over the digital repository and the influence on the organization. Er zijn twee belangrijke verschillen tussen deze titel en wat ik ga vertellen. Ten eerste probeer ik het in het Duits in plaats van het Engels. Ten tweede wil ik het niet specifiek hebben over de invloed van het digitaal depot op de organisatie, als wel over de digitalisering van de samenleving in het algemeen, en de manier waarop wij ervoor moeten zorgen dat archivarissen in staat en bereid zijn de weerslag daarvan duurzaam te bewaren.

De context
Het Zeeuws Archief werkte de afgelopen twee jaar samen met het Nationaal Archief, het Utrechts Archief en het Noord-Hollands Archief aan de aansluiting van de RHC’s op het Digitaal depot van het Nationaal Archief. Dit gebeurde in opdracht van de samenwerkende Regionale Historische Centra (de voormalige Rijksarchieven in de provincies). Gekeken werd wat er allemaal in technisch en organisatorisch opzicht geregeld zou moeten worden om zo’n aansluiting mogelijk te maken. Een ingewikkeld en buitengewoon brede opdracht, die niettemin uitgevoerd moest worden, je moet ergens beginnen, nietwaar?

Nadat de eerste resultaten een positief beeld lieten zien, is de werkgroep nu bezig met het verder uitwerken van de eerste resultaten. Gelukkig zijn we inmiddels versterkt met mensen uit Gelderland, Noord-Brabant en Limburg.

De theorie
Het INKmodel is een kwaliteitssysteem dat in Nederland veel gebruikt wordt om organisaties door te lichten. Het kent vijf kerngebieden:

• Leiderschap
• Strategie en beleid
• Management van Medewerkers
• Management van Middelen
• Management van Processen

Indien deze kerngebieden aan de hand van de voor het desbetreffende werkterrein relevante criteria worden nagelopen, ontstaat een aardig beeld van de stand van zaken op dat terrein.

In dit geval ging het om de technische en organisatorische aspecten van de implementatie van een digitaal depot in de organisatie van een RHC. Voor deze voordracht beperk ik me tot het gedeelte Management van Medewerkers. Heel in het kort komt het neer op het volgende:

Bij de deelnemende RHC’s hebben we gekeken naar de

• Organisatiestructuur; dus hoe is het RHC georganiseerd, waar liggen de verantwoordelijkheden voor bijvoorbeeld ict en archiefbeheer
• Formatie; dus hoe groot is de organisatie; dit verschilt nogal, afhankelijk vd grootte van de provincie tussen de 30 en 60 fte
• Kennis en competenties van de medewerkers; in hoeverre voldoen de kennis of vaardigheden van het personeel voor het DD, danwel zijn ze in staat zich de benodigde kennis en vaardigheden eigen te maken

Daarnaast hebben we een ideaalplaatje bedacht:

• Er zijn voldoende deskundige medewerkers die hun verantwoordelijkheid kennen en werken volgens duidelijk vastgestelde procedures, hun competenties worden optimaal ingezet.
• Er is duidelijke interne communicatie over de voorgenomen veranderingen rond digitaal depot, zodat de bewustwording van medewerkers wordt gestimuleerd.

Dit ideaalplaatje hebben we over de huidige situatie gelegd. Daaruit kwam (niet verrassend natuurlijk!) dat de organisatiestructuur van de RHC’s is gebaseerd op analoog archiefbeheer en dat de werkprocessen niet altijd leidend zijn voor de inrichting van de organisatie.

Daarnaast moeten de medewerkers nog kennis en competenties mbt het digitale werken verwerven. Er bestaat in Nederland op dit moment helaas nog geen gericht programma van opleiding en verandermanagement omdat het hele concept nog in de kinderschoenen staat. Wel bestaan er incidentele cursussen (e-depot, digitaal archiveren) en wordt er steeds actiever geparticipeerd in nieuwe ontwikkelingen.

Het testen van de applicatie in de pilot betekende voor medewerkers de eerste kennismaking met de applicatie voor het digitaal depot. De focus was sterk gericht op de functionaliteiten van de applicatie (‘doet de applicatie het’).
Dat was op zich waardevolle ervaring maar daarnaast bracht het spreken over digitale archiveringsvraagstukken in de workshops bredere kennis en inleving. Ik heb zelf gemerkt dat het aanzwengelen van de discussie in mijn eigen organisatie inderdaad al veel doet. Probleem is namelijk dat we het allemaal al druk hebben met ons ‘gewone’ werk… Er is in de dagelijkse praktijk gewoon weinig gelegenheid je bezig te houden met dit soort vakmatige vernieuwing. Maar áls je dan even met zijn allen bij elkaar gaat zitten om aan de hand van een aantal praktische en theoretische vragen te discussieren over het DD, gaat het onderwerp wel degelijk leven, en raken de mensen wel degelijk geïnspireerd. En dan wordt als het ware spelenderwijs de volgende stap gezet, en dat is dat ze beginnen zich een beeld te vormen van wat er de komende jaren in de dagelijkse praktijk zou kunnen veranderen. Want dat is een ander belangrijk punt dat u misschien herkent, totnutoe is het voor de meeste archivarissen nog zeer abstracte materie. Het is niet zozeer onwil of desinteresse, maar meer wat we in Nederland een ‘ver van mijn bedshow’ noemen.

Om deze gaten op te vullen hebben we geconcludeerd dat het goed zou zijn nu al een aantal maatregelen te nemen.

• Het management moet om te beginnen de focus richten op digitale archiefvorming. Zich pro-actief opstellen op alle gebieden van archiefbeheer. Van acquisitie tot toegankelijkheid, zodat de hele organisatie betrokken raakt bij deze nieuwe kant van ons werk. Voorbeelden kunnen van heel praktische aard zijn: wat wordt onze strategie ten aanzien van de opslag van digitale bestanden, tot meer abstract, in de zin van het vervullen van een pro-actieve rol van de archiefinstelling richting archiefvormer;
• De organisatiestructuur moet worden aangepast: Digitaal archiefbeheer vraagt immers een dubbele inspanning van de organisatie. De bestaande fysieke processen blijven in principe gewoon doorgaan. De digitale processen moeten geïmplementeerd worden en uitgevoerd worden door bestaande of nieuwe medewerkers. Om dit goed te beleggen moeten werkprocessen in kaart worden gebracht, taken, verantwoordelijkheden en procedures worden vastgelegd.
• Bij het personeelsbeleid moet rekening worden gehouden met de verschoven focus. Er moet een opleidingsprogramma komen voor de ontwikkeling van vakbekwaamheid en expertise, waarbij uitgegaan wordt van differentiatie tussen medewerkers. Daarnaast moet het huidige personeelsbestand worden geanalyseerd ten behoeve van een plan van aanpak voor kennisverwerving, in- en uitstroom, loopbaanplanning.

De conclusie zou kunnen zijn dat de komst van het DD een kans is om de organisatie de 21e eeuw in te trekken en eventueel overgebleven archaïsche structuren op de schop te nemen.

Tot zover de theorie. Maar hoe gaat zoiets nu eigenlijk in de praktijk? Daar hebben we zelf nog geen ervaring mee opgedaan, maar ik wil wel graag van de gelegenheid gebruik maken om er iets over te zeggen. Daarom ben ik te rade gegaan bij onze collega’s van het Gemeentearchief Rotterdam. Het GAR is een grote organisatie (110 fte) die al in 2004 begonnen is met nadenken over dit soort zaken. Zeer vooruitstrevend mag je wel zeggen, in een tijd dat de meesten van ons ternauwernood aan het emailen waren!

De praktijk
Vanaf het begin werd een en ander voortvarend aangepakt. In Rotterdam hadden ze direct al in de gaten dat digitaal archief in feite precies hetzelfde is als analoog archief. En dat je er dus ook hetzelfde aan moet doen als aan analoog archief: ordenen, beschrijven, conserveren en beschikbaar stellen. Logisch gevolg was dat het nadenken over dit onderwerp niet werd opgedragen aan een exclusief clubje knappe koppen, maar dat de hele organisatie erbij betrokken werd. Van hoog tot laag. Van archief tot restauratie. Iedereen werd, of hij het wilde of niet, in een werkgroepje gezet om te gaan nadenken over de toekomst.

Voor het GAR was dat een spannende ontwikkeling. Deze organisatie, die dit jaar 153 jaar bestaat, is van oudsher opgedeeld in drie afdelingen: Archieven, Topografisch- Historische Atlas en Bibliotheek. Die drie afdelingen hadden elk hun eigen werkwijze, systemen en cultuur. Maar als gevolg van de invoering van het digitaal depot moesten er bruggen geslagen worden zodat deze eilanden met elkaar verbonden konden worden. Samen leren waar het nu eigenlijk om gaat, samen nadenken over oplossingen die men van oudsher misschien het liefst zelf, ‘intern’ had opgelost.
Zo bewerkstelligde het digitaal depot in deze organisatie een misschien onverwacht, maar zeker niet onwelkome cultuurverandering.
Dit proces is nog niet ten einde. De ontwikkelingen gaan immers nog steeds door. Het digitaal depot is nog niet ‘af’(alsof het ooit ‘af’ zou kunnen zijn).

Hulp uit onverwachte hoek
Want inmiddels is er nog een andere ontwikkeling begonnen, en die wordt veroorzaakt door de opkomst van de social media, het ingeburgerd raken van de web2.0 en 3.0 technieken. Misschien denkt u, wat heb ík daar mee te maken? Ik ben toch archivaris?

Maar de social media zijn in Nederland in het archiefwezen bezig met een gestage opmars. Ze zijn namelijk van grote invloed op de manier waarop onze klanten naar ons als archiefdiensten kijken, op hoe ze met ons omgaan en vooral hoe ze met onze archieven en collecties omgaan. Door de vergaande digitalisering en online publicatie van bronnen komen steeds meer mensen in aanraking met het door ons beheerde erfgoed.

Dit alles heeft echter wel tot gevolg dat wij het materiaal op een andere manier toegankelijk zullen moeten maken dan we van oudsher gewend zijn. Daarover moet worden nagedacht, oude werkwijzen moeten tegen het licht worden gehouden en eventueel herzien. Maar daarvoor is kennis nodig van de materie.

• Hoe werkt het web?
• Hoe werken mensen met het web?
• Hoe gedragen mensen zich op het web?
• Op welke manier veranderen de verwachtingen die onze klanten van ons, ons materiaal en onze producten hebben, nu ze online zelf steeds actiever worden?
• En vervolgens: hoe spelen wij daarop in?

Wij moeten loslaten wat wij altijd als vaststaand hebben beschouwd om te voorkomen dat wij het paard voor de auto spannen om hem te laten rijden. Die auto kan immmers misschien zelf wel rijden?!

De opkomst van de social media, die parallel loopt aan de opmars van de digitale archieven is, denk ik, van groot nut voor de acceptatie van de digital born archieven.

En juist die acceptatie zal hoogstwaarschijnlijk een groot probleem worden voor het overgrote deel van de huidige generatie archivarissen. We hebben er niets over geleerd, van die technische taal begrijpen we niets en áls we denken dat we het begrepen hebben, blijkt achteraf dat wij heel andere definities hanteren dan ‘die jongens van ict’ en dat we het alsnog over verschillende dingen hebben gehad…

Door het bekend worden met social media worden mensen die eigenlijk van nature niet zoveel hebben met digitale dingen, ineens geconfronteerd met schitterende initiatieven als Flickr, Footnote, Librarything, om nog maar te zwijgen van de wereld die voor je opengaat als je blogs begint te volgen van mensen aan de andere kant van de wereld die net dezelfde hobby blijken te hebben als jij.

Ik heb het zien gebeuren bij het Zeeuws Archief. Met z’n allen hebben we de cursus 23 Archiefdingen gedaan, waarbij we in 23 ‘hoofdstukken’ kennismaakten met verschillende web2.0 toepassingen, toegesneden op het archiefwezen.
Mensen ontdekten de rijkdom van allerlei toepassingen op het web voor hun eigen werk, of hobby en ontwikkelden daardoor een nieuw en tot dan toe onbekend zelfvertrouwen ten aanzien van hun computer.

Ik hoop en vertrouw erop dat dit zelfvertrouwen, deze bekendheid met wat eerder onbekend terrein was, gaat helpen bij de implementatie van het DD. Het is nu nog zaak om duidelijk te maken dat wat er ín dat DD gaat, niets anders is dan dezelfde procesgebonden informatie die we al sinds jaar en dag beheren. We zullen er alleen op een iets andere manier mee om moeten gaan, we zullen onze werkwijze een klein beetje moeten veranderen om hetzelfde te blijven doen.
Vandaar mijn titel: I have to change to stay the same. Deze uitspraak van de impressionistische schilder Willem de Kooning is ons, archivarissen, denk ik op het lijf geschreven.

Als we doorgaan zoals we de afgelopen decennia hebben gewerkt, met onze belangrijkste focus op het analoge materiaal, hebben we over enkele decennia nog maar weinig te zeggen over onze core business: het beheren en beschikbaar stellen van procesgebonden informatie. Dan kunnen we hoog en laag springen, maar wát er dan nog over is van de digitale informatie die nu gevormd wordt, zal niet voldoen aan de eisen die wij stellen op het gebied van toegankelijkheid, duurzaamheid en betrouwbaarheid.
Daarom ben ik zo blij dat we in Nederland nu eindelijk zo ver zijn dat er een digitaal depot in zicht komt. Een digitaal depot waarvan het de bedoeling is dat het door zoveel mogelijk overheidsorganisaties gebruikt gaat worden. Door samenwerken en kennisdelen komen tot een goede oplossing voor dit ingewikkelde vraagstuk.
Archivarissen krijgen dankzij dit zo de kans om kennis te maken met de gevolgen van de digitalisering van de maatschappij, ze kunnen er niet meer omheen, een oplossing is in zicht!

Toen ik vandaag twitterde dat ik onderweg was naar de presentatie van een nieuwe Archiefbank bij Het Utrechts Archief, riep Luud de Brouwer me direct op erover te bloggen. Een prima idee. En waarom zou ik moeten gaan zitten wachten tot de inspiratie mijn kant op komt? Dat zal niet zo érg vaak zijn, dus kan ik maar beter over aardse zaken schrijven.

De archiefbank is een gezamenlijk project van Het Utrechts Archief, De Ree Archiefsystemen en AB-C media. Geïnspireerd door het gelijknamige project van het Stadsarchief Amsterdam, en binnenkort mogelijk beschikbaar voor alle gebruikers van Mais-Flexis.

Het gaat erom dat onderzoekers een aanvraag kunnen doen voor het digitaliseren van archiefstukken. Deze aanvraag wordt vervolgens door de archiefdienst getoetst aan een aantal criteria (materiële staat, openbaarheid, formaat, eventuele auteursrechten) aan de hand waarvan wordt bepaald of het verzoek kan worden ingewilligd. Vandaar dat men in Utrecht liever spreekt van scanning on request dan van scanning on demand. Na digitalisering worden de images via Archieven.NL op het web geplaatst en kan iedereen het materiaal downloaden. Hiervoor moet een klein bedrag betaald worden. Op die manier worden er inkomsten gegenereerd waarmee nieuw materiaal gedigitaliseerd kan worden. (Overigens kan de desbetreffende archiefdienst er ook voor kiezen geen vergoeding voor het downloaden te vragen.)

De archiefbank wordt gevuld door de gebruikers van de archieven. Archiefdienst en onderzoekers bepalen zo samen welke stukken prioriteit krijgen en als eerste online beschikbaar komen.

Het was een interessante ochtend. In korte presentaties werd uiteengezet hoe de archiefbank tot stand is gekomen, hoe het bestellen van digitale reproducties in zijn werk zal gaan, wat de consequenties voor Mais-Flexis zijn, hoe wordt omgegaan met het wel of niet betalen voor downloaden, de organisatorische consequenties van het ‘hebben’ van de archiefbank voor de archiefdienst, de juridische implicaties (WBP, Auteurswet) en de duurzame opslag van het materiaal.

Het waren deels parallelle sessies, dus ik heb niet alles meegemaakt maar het werd me wel héél duidelijk hoeveel er is geïnvesteerd in het tot stand brengen van deze applicatie en hoeveel er nog moet gebeuren voor het allemaal goed werkt. Er zitten zo ongelooflijk veel haken en ogen aan een ogenschijnlijk eenvoudig werkproces als digitaliseren op verzoek!

Wat me vandaag vooral trof was de sfeer van de bijeenkomst. De applicatie is nog niet helemaal klaar. Het werkproces is nog niet helemaal uitgetest. Nog niet alle beslissingen over gebruiksvoorwaarden en dergelijke zijn genomen. Allerlei details die op de totale schaal van zo’n groot project onbeduidend lijken, maar die in de praktijk tot enorme hoofdbrekens en schijnbaar oeverloze discussie kunnen leiden!

Frisse wind
Maar dat heeft de mensen in Utrecht er niet van weerhouden deze bijeenkomst toch te beleggen. Dat vond ik verfrissend en een teken dat er in Archiefland écht iets aan het veranderen is! Archivarissen hebben immers vaak de neiging hun werk pas wereldkundig te maken als elk detail is uitgewerkt. Maar daardoor ontzeggen ze zichzelf de onbevangen blik van de buitenstaander, die vaak net zoveel kennis en ervaring meebrengt als de interne medewerkers maar niet gehinderd worden door de eigen bedrijfsblindheid. Ik ben blij dat Het Utrechts Archief niet lijkt te lijden aan dit euvel. Nu moeten we nog even geduld hebben tot het allemaal ‘soort van’ af is zodat we allemaal kunnen gaan profiteren van al het denkwerk dat hier verricht is. Ik kan bijna niet wachten!

Vreemd genoeg heeft het tot in de laatste jaren van mijn studie geduurd voor ik dat gevoel écht kreeg, althans, voor ik me realiseerde dat ik dat gevoel had. Sterker nog, ik kreeg het pas echt toen ik voor het eerst archiefonderzoek ging doen. Voor een werkcollege over de 15e en 16e eeuwse memorieboeken van de Leidse Gasthuizen bracht ik de nodige tijd door in de studiezaal van het toenmalige Gemeentearchief Leiden. In die memorieboeken waren de zogenaamde memories opgetekend. Je zou ze kunnen beschrijven als missen op bestelling. Ten behoeve van het eigen zieleheil, of dat van een dierbare, werden met geestelijke instellingen afspraken gemaakt over het periodiek opdragen van allerlei soorten heilige missen. Daarbij werd aangetekend in welke kerken en op welke altaren deze missen zouden moeten plaatsvinden, hoeveel priesters er aanwezig zouden moeten zijn, of er ook wijn moest worden uitgedeeld enzovoort.

Het was voor mij de eerste keer dat ik echt mocht werken met oude archiefstukken. Het waren perkamenten bladen, in een katern of band gebonden, met een perkamenten omslag. De mensen die een beetje van oud schrift afweten, zullen zich realiseren dat dit een prachtige ingang is voor een beginner. Hollandse teksten uit die periode zijn over het algemeen redelijk gemakkelijk leesbaar. Niet alle handen in ‘mijn’ bron waren even regelmatig, maar met de lessen paleografie die ik achter de rug had, ging het prima.

Nu ik erover zit te schrijven, krijg ik weer dat gevoel dat hoort bij mooi oud perkament. Zachte, soepele bladen, gevuld met regelmatige regels en geschreven in een tijd die al erg, érg lang achter me ligt. En dat is nu precies waar het me hier om gaat. Het is namelijk een raar gevoel. Een soort opwinding, alsof je een ontdekking gedaan hebt die je het liefst met de hele wereld zou willen delen. KIJK toch eens, wat ik hier heb! Een tekst over een vrouw die haar hele hebben en houden aan de kerk opdraagt en daarvoor als tegenprestatie de toezegging krijgt dat diezelfde kerk tot in de eeuwigheid elke zoveelste zondag na feestdag zus en zo een mis opdraagt voor het zieleheil van haar overleden man. Met de kennis van alles wat er de laatste vijfhonderd jaar gebeurd is (met de Reformatie voor dit specifieke geval als meest wrange gebeurtenis), en het inlevingsvermogen van iemand met een rijke fantasie, komt er dan ineens heel veel tot leven.

Ik moet altijd denken aan de vingers van E.T. en zijn vriendje Elliott, die elkaar vanuit twee verschillende werelden aanraakten. Maar waar komt dat gevoel vandaag? Of anders, waarom word ik er zo blij van? Ik heb werkelijk geen idee.

Wat ik me wel realiseer is dat het hebben van een historische sensatie pas mogelijk wordt, als je enig historisch besef hebt. Leef je alleen bij de dag van vandaag en die van morgen (een veel gehoorde kreet is: ik kijk liever vooruit dan achterom) en realiseer je je niet dat de dag van vandaag gevormd is door die van gisteren en vorige week, dan is de kans klein dat je door zoiets overvallen wordt. Er is ook wel enige kennis vereist om van een oud ding, een historisch stuk met een verhaal te maken.  Kijk maar naar dit zwaard. Het simpele, enigszins kinderlijke model suggereert niet dat het een echt zwaard is en al helemaal niet dat Johan van Oldenbarnevelt in 1619 ermee werd onthoofd. Wie was Van Oldenbarnevelt dan? En is het belangrijk om dat te weten?

Ik heb gemerkt dat het werken met oude archiefstukken mijn eigen relativeringsvermogen enorm heeft vergroot. Als je iets leert van oude stukken, is het wel dat er in de wereld eigenlijk heel erg weinig verandert. De mensen doen en laten nog steeds in grote lijnen wat ze duizend jaar geleden ook deden en lieten. OK, er is wel het een en ander veranderd, en ik heb het dus even niet over de technologische vooruitgang of de enorm toegenomen welvaart, het gaat om hoe mensen zich gedragen.

Daarom denk ik dat het belangrijk is dat we blijven werken aan het aankweken van historisch besef bij een zo groot mogelijk deel van de bevolking. Door educatieve programma’s, die niet alleen gericht zijn op jongeren, maar op iedereen. Ambitieus? Nee hoor, gewoon hard nodig! Er zouden meer mensen moeten leren om de waan van de dag te relativeren. Geweld op straat? Nabuurschap of burenruzies? De jeugd van tegenwoordig? Ik zou zeggen, leer oud schrift lezen en verbaas je over hoe de tijden niet veranderd zijn. En mocht dat teveel gedoe zijn, pak er eens een oude krant van honderd jaar geleden bij (die is gewoon gedrukt )

Wel leuk om te ontdekken dat er meer mensen met dit thema bezig zijn geweest. De een wetenschappelijk, de ander meer populair. Twee aanraders zijn:

• Bert Natter en Kees Zandvliet (red.): De Historische Sensatie. Het Rijksmuseum Geschiedenisboek. Vijftig verhalen over unieke voorwerpen in het Rijksmuseum. Thomas Rap, 192 blz. €24,90, Besproken door Arjen Fortuin in een recensie in NRC Handelsblad
• F.R. Ankersmit: De historische ervaring (dissertatie 2007)

Op de een of andere manier dachten mijn collega’s tijdens de cursus dat ik het allemaal wel wist omdat ik langzamerhand een actieve tweep geworden ben, maar dat was dus echt niet het geval. In veel gevallen was het een kwestie van de klok en de klepel.

Natuurlijk ‘wist’ ik wat Flickr en wiki voor verschijnselen waren. Net als dat ik ‘échte’ mening had over Netvibes en ervan overtuigd was dat RSS wel niks voor mij zou zijn.

Gelukkig ‘moest’ ik van mijn werkgever deelnemen aan de cursus en kan ik nu weer eens volmondig beamen dat je nooit uitgeleerd bent . Wat ik vooral enorm heb leren waarderen waren Wiki, Footnote, Flickr en RSS.

Ik hoop dat we het enthousiasme waarmee veel mensen de cursus hebben gevolgd kunnen vasthouden en dat de mensen die om welke reden dan ook nu niet hebben meegedaan, in de tweede groep alsnog aanhaken. De sfeer van openheid, delen en durven is niet alleen voor mij persoonlijk erg belangrijk!

En voor mezelf? Hoe nu verder met die Dingen? Ik hoop dat ik dit blog kan volhouden. Ik heb gemerkt dat ik schrijven leuk vind, al heb ik wel een aanleiding nodig. Af en toe een Ding zou zo’n aanleiding kunnen zijn.

Wiki’s zijn zeer geschikt voor iedereen die kennis probeert te vergaren en zich heeft gerealiseerd dat vergaren soms beter gaat als je begint met te delen wat je zelf al hebt.

Wiki’s horen voor mij thuis in het rijtje dingen achter de klok en de klepel. Al sinds jaar en dag werd er bij ons thuis over wiki’s gesproken en altijd dacht ik dat ik wel wist waarover het ging. En altijd had ik het dus min of meer mis. En dat krijg je als je denkt dat je weet waar het over gaat, je neemt niet de moeite om je er echt in te verdiepen en het dan wordt dus ook nooit duidelijk hoe leuk iets eigenlijk wel is. Dankzij de 23 archiefdingen is deze mist in elk geval opgeklaard !
Over een antwoord op de vraag wat ik nou minder geschikt zou vinden voor een wiki, moet ik nog even nadenken. Verder dan de voor de hand liggende open deuren en -doelen kom ik even niet.

Ik vind wiki overigens een heerlijk woord. Nog leuker dan kiwi trouwens, maar een kiwi is juist weer een ontzettend leuk beest. Omdat ik vind dat meer mensen dit mogen weten, heb ik hier een klein filmpje geplakt dat dit illustreert. Enjoy!

Toen ik voor het eerst het Manifest van de Archivaris las, had ik het gevoel dat er allerlei ramen en deuren open gingen en er een frisse wind begon te waaien. Ik was direct verkocht en begon het Manifest bij mijn collega’s aan de man te brengen. Daarnaast probeerde ik het manifest in de praktijk te brengen wat zich vooral uitte in het proberen minder krampachtig met allerlei zaken om te springen.

Vaak komt het erop neer dat je je kwetsbaar moet opstellen. Wil je iets? Probeer het gewoon! Helaas is dat echter wel heel gemakkelijk gezegd en minder gemakkelijk gedaan. Maar al te vaak moet je oppassen als je je kop boven het maaiveld uitsteekt om te zien hoe het landschap er in de verte uitziet. Voor je het weet word je immers afgeserveerd als je je zaakjes niet perfect in orde hebt gebracht voor je naar buiten trad. Angst is niet alleen een slechte raadgever maar werkt ook verlammend. En verlamming blokkeert alle creativiteit, de durf om eens iets geheel anders te doen of om af te wijken van de platgetreden paden.

In het voorjaar van 2008 ontvingen we bij het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe een zak geld om een virtuele studiezaal uit de grond te stampen. Dat leek bij uitstek een project om over te gaan bloggen: welke fouten maken wij? Wat gaat er juist goed? In de praktijk kwam er van bloggen helaas weinig. Tijdgebrek, onzekerheid over wat wel en wat niet te schrijven, noem maar op.

Iets later ontstond er, dankzij de activiteiten van Archief2.0 wel een hartstikke leuk ander idee dat wel prompt werd uitgevoerd. Het Streekachivariaat werkte aan de voorbereiding van de herdenking van 90 jaar einde Eerste Wereldoorlog. Tijdens de studiedag in Den Bosch bedachten we dat we op het web een kleine presentatie zouden kunnen maken van de archiefstukken die betrekking hadden op ‘onze’ vluchtelingenkampen, maar die afkomstig waren van verschillende archiefdiensten. We, dat waren Christian van der Ven van het Brabants Historisch Informatie Centrum, die de stukken uit het archief van het Vluchtoord Uden aanbood, en Joost Salverda van het Gelders Archief,waar allerhande prachtig Gelders Materiaal voorhanden is. Alles wat voor het project van toepassing was werd uitgeleend aan het Streekarchivariaat zodat we het konden digitaliseren. Vervolgens werden de scans online gezet met behulp van Picasa, de gratis fotoapplicatie van Google. Binnen enkele maanden hebben we zo met een piepklein budget maar een enorme hoeveelheid enthousiasme en heel wat uurtjes buiten de reguliere werktijden een prachtig project opgezet. Zoals Christian het destijds in zijn blog noemde: we waren de Calimero’s.

Het helpt natuurlijk wel als je je in een gezelschap van gelijkgestemden bevindt. Toen ik nog streekarchivaris was, had ik een klein maar superenthousiast team en kon ik redelijk ongestoord mijn gang gaan, toen had ik echter het nadeel dat van mijn mooie voornemens uit puur tijdgebrek bitter weinig terecht kwam. In Zeeland gaat dat gelukkig anders. Niet dat ik hier zwem in mijn vrije tijd, maar de groep mensen met wie ik het samen mag gaan doen is enorm veel groter, met navenant grotere armslag. Sinds we met de 23 Archiefdingen bezig zijn, borrelt en bruist er van alles in het Zeeuws Archief. Dat is leuk, inspirerend en spannend. Twintigtien wordt een mooi jaar !

http://www.footnote.com/image/433860/

Wat mij betreft heeft alles in de cursus 23 Archiefdingen geleid naar iets als Footnote. Dit is een prachtig voorbeeld van wat web2.0 zou kunnen betekenen voor archiefdiensten. Zet documenten online en geef anderen de mogelijkheid om er iets mee te doen. Zelf metadata toevoegen, collecties samenstellen, beeldbewerkingen uit te voeren, noem maar op. En met iedere bewerking worden die documenten iets waardevoller en iets bruikbaarder voor de meest onverwachte doelgroepen. In één woord: geweldig! Daar doen we het toch allemaal voor? Geef mensen toegang tot je collectie en je ziet vanzelf wat ze ermee gaan doen. En hoe meer verschillende instellingen hun stukken online gaan zetten, hoe minder invloed je krijgt op de manier waarop de content gebruikt wordt en hoe verrassender de resultaten worden. Er zullen mensen zijn die daarvan de voordelen nog even niet in kunnen zien, maar dat terzijde.

Wat mij betreft gaan we in Nederland ook die kant op. De nieuw ontwikkelde Archiefbank, die komend jaar op Archieven.nl open gaat, biedt enorme kansen om iets als footnote te realiseren. Aan de applicatie zal nog het een en ander moeten gebeuren, maar als verzamelde archiefdiensten hebben we met Archieven.nl alvast één platform waar we zouden kunnen beginnen. Een optie is om daarbij aansluiting te zoeken bij Footnote om een Nederlandse pendant te organiseren. De software die je wil gebruiken, is er immers al. Als we zouden kunnen komen tot een combinatie van beide websites, is dat pure winst!

Hetzelfde geldt voor vakantiehuisjes. Wij zijn dol op hooggelegen locaties, een barre omgeving, ruige uitzichten en diepe afgronden. Hoe kom je erachter of een eventuele kandidaat aan die eisen voldoet? Je gebruikt Google Earth. Stel de hoogtefunctie in en je ziet direct hoe het ermee gesteld is. Ook dit voorkomt weer teleurstellingen ter plaatse.

Het mooie van Google Earth is daarnaast dat allerlei mensen er van alles en nog wat aan toevoegen. Links naar Wikipedia over beroemde gebouwen, plaatsnamen, etc. Maar ook foto’s van het landschap, genomen vanaf een bepaalde locatie of filmpjes die mensen op YouTube hebben geplaatst over het leven ter plaatse.

Een archiefdienst is bij uitstek geschikt om alle zegeningen van geo-applicaties in de praktijk te brengen. Elk stuk in de collectie is immers in principe plaatsgebonden en zou dus in theorie ge-georefereerd kunnen worden. De vraag daarbij is niet zozeer óf je het wilt doen, meer wíe het allemaal gaat doen en hóe je al die gegevens beheersbaar en raadpleegbaar maakt zodat je er ook nog iets aan hebt. Het is immers een geweldige extra ingang op je collectie. Er ontstaan dwarsverbanden die je anders misschien wel nooit had ontdekt, enkel en alleen doordat je de locatiegegevens als ingang voor je zoekopdracht neemt.

Voordeel van de netwerksites is, zoals Lee Lefever het in zijn filmpje al zegt: de onzichtbare lijnen worden zichtbaar gemaakt. Waar je vroeger alleen op verjaardagen en borrels zag wie er wel en niet in een bepaald netwerk zaten, krijg je dat via zo’n site veel duidelijker in beeld. En iemands plek in dat netwerk wordt ook duidelijk. Je hoeft niet meer zoiets te vragen als: ‘wat ben jij, van het bruidspaar?’, je ziet direct met wie mensen op school gezeten hebben, dan wel dezelfde studentenvereniging hadden of ooit bij hetzelfde bedrijf werkten… En dat kan natuurlijk best handig zijn.

Ik heb nog geen vastomlijnd idee hoe een archiefdienst zich op een zinnige manier op zo’n netwerksite kan presenteren. Waar ik vooral huiverig voor ben is dubbel werk. Ik heb het idee dat je je het beste kunt richten op je eigen website, en die dan op zo’n manier inrichten dat je bezoekers er kunnen vinden waar zij naar zoeken. Ik realiseer me echter heel goed dat ik daarmee voorbij ga aan het feit dat veel van je bezoekers niet eens weten dat je site bestaat, en dat je dus naar ze toe moet om ze te bereiken.

Conclusie? Netwerksites moeten worden meegenomen in het beleid rond communicatie en webcare: welke thema’s spelen er her en der? Hoe kunnen of willen of moeten wij daarop inspelen? Maar welke netwerksites nemen we dan wel? Welke kunnen we misschien links laten liggen? Maar dan wil ik wel graag na een jaartje kijken wat we eraan gedaan hebben en of we kunnen meten wat het heeft opgeleverd…