Eindelijk in zicht: digitaliseren op verzoek!

Writers block
Vol goede moed heb ik hier een tijdje geleden geroepen dat ik natuurlijk door zou gaan met bloggen, maar helaas…

Tot nu toe bleef de wens de vader van de gedachte en kwam er niets nieuws bij. Er lag behoorlijk veel werk en daardoor kwam er gewoon geen inspiratie.

Toen ik vandaag twitterde dat ik onderweg was naar de presentatie van een nieuwe Archiefbank bij Het Utrechts Archief, riep Luud de Brouwer me direct op erover te bloggen. Een prima idee. En waarom zou ik moeten gaan zitten wachten tot de inspiratie mijn kant op komt? Dat zal niet zo érg vaak zijn, dus kan ik maar beter over aardse zaken schrijven.

De archiefbank is een gezamenlijk project van Het Utrechts Archief, De Ree Archiefsystemen en AB-C media. Geïnspireerd door het gelijknamige project van het Stadsarchief Amsterdam, en binnenkort mogelijk beschikbaar voor alle gebruikers van Mais-Flexis.

Het gaat erom dat onderzoekers een aanvraag kunnen doen voor het digitaliseren van archiefstukken. Deze aanvraag wordt vervolgens door de archiefdienst getoetst aan een aantal criteria (materiële staat, openbaarheid, formaat, eventuele auteursrechten) aan de hand waarvan wordt bepaald of het verzoek kan worden ingewilligd. Vandaar dat men in Utrecht liever spreekt van scanning on request dan van scanning on demand. Na digitalisering worden de images via Archieven.NL op het web geplaatst en kan iedereen het materiaal downloaden. Hiervoor moet een klein bedrag betaald worden. Op die manier worden er inkomsten gegenereerd waarmee nieuw materiaal gedigitaliseerd kan worden. (Overigens kan de desbetreffende archiefdienst er ook voor kiezen geen vergoeding voor het downloaden te vragen.)

De archiefbank wordt gevuld door de gebruikers van de archieven. Archiefdienst en onderzoekers bepalen zo samen welke stukken prioriteit krijgen en als eerste online beschikbaar komen.

Het was een interessante ochtend. In korte presentaties werd uiteengezet hoe de archiefbank tot stand is gekomen, hoe het bestellen van digitale reproducties in zijn werk zal gaan, wat de consequenties voor Mais-Flexis zijn, hoe wordt omgegaan met het wel of niet betalen voor downloaden, de organisatorische consequenties van het ‘hebben’ van de archiefbank voor de archiefdienst, de juridische implicaties (WBP, Auteurswet) en de duurzame opslag van het materiaal.

Het waren deels parallelle sessies, dus ik heb niet alles meegemaakt maar het werd me wel héél duidelijk hoeveel er is geïnvesteerd in het tot stand brengen van deze applicatie en hoeveel er nog moet gebeuren voor het allemaal goed werkt. Er zitten zo ongelooflijk veel haken en ogen aan een ogenschijnlijk eenvoudig werkproces als digitaliseren op verzoek!

Wat me vandaag vooral trof was de sfeer van de bijeenkomst. De applicatie is nog niet helemaal klaar. Het werkproces is nog niet helemaal uitgetest. Nog niet alle beslissingen over gebruiksvoorwaarden en dergelijke zijn genomen. Allerlei details die op de totale schaal van zo’n groot project onbeduidend lijken, maar die in de praktijk tot enorme hoofdbrekens en schijnbaar oeverloze discussie kunnen leiden!

Frisse wind
Maar dat heeft de mensen in Utrecht er niet van weerhouden deze bijeenkomst toch te beleggen. Dat vond ik verfrissend en een teken dat er in Archiefland écht iets aan het veranderen is! Archivarissen hebben immers vaak de neiging hun werk pas wereldkundig te maken als elk detail is uitgewerkt. Maar daardoor ontzeggen ze zichzelf de onbevangen blik van de buitenstaander, die vaak net zoveel kennis en ervaring meebrengt als de interne medewerkers maar niet gehinderd worden door de eigen bedrijfsblindheid. Ik ben blij dat Het Utrechts Archief niet lijkt te lijden aan dit euvel. Nu moeten we nog even geduld hebben tot het allemaal ‘soort van’ af is zodat we allemaal kunnen gaan profiteren van al het denkwerk dat hier verricht is. Ik kan bijna niet wachten!