I have to change to stay the same…

het digitaal depot, en de invloed van de digitalisering op de archieforganisatie.

Dit is de integrale (Nederlandstalige) tekst is een voordracht die ik vandaag heb gehouden in Bocholt op het Duits-Nederlands Archiefsymposium. Ik heb de voordracht in het Duits kunnen houden, nadat Mies Langelaar van het GAR zo vriendelijk en behulpzaam was de tekst voor mij te vertalen.
In een later stadium zal ik de tekst nog illustreren met de afbeeldingen die ik tijdens de presentatie toonde. Dat zal echter pas na het congres zijn.

Inleiding
Deze voordracht werd aangekondigd dat ik het zou hebben over the digital repository and the influence on the organization. Er zijn twee belangrijke verschillen tussen deze titel en wat ik ga vertellen. Ten eerste probeer ik het in het Duits in plaats van het Engels. Ten tweede wil ik het niet specifiek hebben over de invloed van het digitaal depot op de organisatie, als wel over de digitalisering van de samenleving in het algemeen, en de manier waarop wij ervoor moeten zorgen dat archivarissen in staat en bereid zijn de weerslag daarvan duurzaam te bewaren.

De context
Het Zeeuws Archief werkte de afgelopen twee jaar samen met het Nationaal Archief, het Utrechts Archief en het Noord-Hollands Archief aan de aansluiting van de RHC’s op het Digitaal depot van het Nationaal Archief. Dit gebeurde in opdracht van de samenwerkende Regionale Historische Centra (de voormalige Rijksarchieven in de provincies). Gekeken werd wat er allemaal in technisch en organisatorisch opzicht geregeld zou moeten worden om zo’n aansluiting mogelijk te maken. Een ingewikkeld en buitengewoon brede opdracht, die niettemin uitgevoerd moest worden, je moet ergens beginnen, nietwaar?

Nadat de eerste resultaten een positief beeld lieten zien, is de werkgroep nu bezig met het verder uitwerken van de eerste resultaten. Gelukkig zijn we inmiddels versterkt met mensen uit Gelderland, Noord-Brabant en Limburg.

De theorie
Het INKmodel is een kwaliteitssysteem dat in Nederland veel gebruikt wordt om organisaties door te lichten. Het kent vijf kerngebieden:

  • Leiderschap
  • Strategie en beleid
  • Management van Medewerkers
  • Management van Middelen
  • Management van Processen

Indien deze kerngebieden aan de hand van de voor het desbetreffende werkterrein relevante criteria worden nagelopen, ontstaat een aardig beeld van de stand van zaken op dat terrein.

In dit geval ging het om de technische en organisatorische aspecten van de implementatie van een digitaal depot in de organisatie van een RHC. Voor deze voordracht beperk ik me tot het gedeelte Management van Medewerkers. Heel in het kort komt het neer op het volgende:

Bij de deelnemende RHC’s hebben we gekeken naar de

  • Organisatiestructuur; dus hoe is het RHC georganiseerd, waar liggen de verantwoordelijkheden voor bijvoorbeeld ict en archiefbeheer
  • Formatie; dus hoe groot is de organisatie; dit verschilt nogal, afhankelijk vd grootte van de provincie tussen de 30 en 60 fte
  • Kennis en competenties van de medewerkers; in hoeverre voldoen de kennis of vaardigheden van het personeel voor het DD, danwel zijn ze in staat zich de benodigde kennis en vaardigheden eigen te maken

Daarnaast hebben we een ideaalplaatje bedacht:

  • Er zijn voldoende deskundige medewerkers die hun verantwoordelijkheid kennen en werken volgens duidelijk vastgestelde procedures, hun competenties worden optimaal ingezet.
  • Er is duidelijke interne communicatie over de voorgenomen veranderingen rond digitaal depot, zodat de bewustwording van medewerkers wordt gestimuleerd.

Dit ideaalplaatje hebben we over de huidige situatie gelegd. Daaruit kwam (niet verrassend natuurlijk!) dat de organisatiestructuur van de RHC’s is gebaseerd op analoog archiefbeheer en dat de werkprocessen niet altijd leidend zijn voor de inrichting van de organisatie.

Daarnaast moeten de medewerkers nog kennis en competenties mbt het digitale werken verwerven. Er bestaat in Nederland op dit moment helaas nog geen gericht programma van opleiding en verandermanagement omdat het hele concept nog in de kinderschoenen staat. Wel bestaan er incidentele cursussen (e-depot, digitaal archiveren) en wordt er steeds actiever geparticipeerd in nieuwe ontwikkelingen.

Het testen van de applicatie in de pilot betekende voor medewerkers de eerste kennismaking met de applicatie voor het digitaal depot. De focus was sterk gericht op de functionaliteiten van de applicatie (‘doet de applicatie het’).
Dat was op zich waardevolle ervaring maar daarnaast bracht het spreken over digitale archiveringsvraagstukken in de workshops bredere kennis en inleving. Ik heb zelf gemerkt dat het aanzwengelen van de discussie in mijn eigen organisatie inderdaad al veel doet. Probleem is namelijk dat we het allemaal al druk hebben met ons ‘gewone’ werk… Er is in de dagelijkse praktijk gewoon weinig gelegenheid je bezig te houden met dit soort vakmatige vernieuwing. Maar áls je dan even met zijn allen bij elkaar gaat zitten om aan de hand van een aantal praktische en theoretische vragen te discussieren over het DD, gaat het onderwerp wel degelijk leven, en raken de mensen wel degelijk geïnspireerd. En dan wordt als het ware spelenderwijs de volgende stap gezet, en dat is dat ze beginnen zich een beeld te vormen van wat er de komende jaren in de dagelijkse praktijk zou kunnen veranderen. Want dat is een ander belangrijk punt dat u misschien herkent, totnutoe is het voor de meeste archivarissen nog zeer abstracte materie. Het is niet zozeer onwil of desinteresse, maar meer wat we in Nederland een ‘ver van mijn bedshow’ noemen.

Om deze gaten op te vullen hebben we geconcludeerd dat het goed zou zijn nu al een aantal maatregelen te nemen.

  • Het management moet om te beginnen de focus richten op digitale archiefvorming. Zich pro-actief opstellen op alle gebieden van archiefbeheer. Van acquisitie tot toegankelijkheid, zodat de hele organisatie betrokken raakt bij deze nieuwe kant van ons werk. Voorbeelden kunnen van heel praktische aard zijn: wat wordt onze strategie ten aanzien van de opslag van digitale bestanden, tot meer abstract, in de zin van het vervullen van een pro-actieve rol van de archiefinstelling richting archiefvormer;
  • De organisatiestructuur moet worden aangepast: Digitaal archiefbeheer vraagt immers een dubbele inspanning van de organisatie. De bestaande fysieke processen blijven in principe gewoon doorgaan. De digitale processen moeten geïmplementeerd worden en uitgevoerd worden door bestaande of nieuwe medewerkers. Om dit goed te beleggen moeten werkprocessen in kaart worden gebracht, taken, verantwoordelijkheden en procedures worden vastgelegd.
  • Bij het personeelsbeleid moet rekening worden gehouden met de verschoven focus. Er moet een opleidingsprogramma komen voor de ontwikkeling van vakbekwaamheid en expertise, waarbij uitgegaan wordt van differentiatie tussen medewerkers. Daarnaast moet het huidige personeelsbestand worden geanalyseerd ten behoeve van een plan van aanpak voor kennisverwerving, in- en uitstroom, loopbaanplanning.

De conclusie zou kunnen zijn dat de komst van het DD een kans is om de organisatie de 21e eeuw in te trekken en eventueel overgebleven archaïsche structuren op de schop te nemen.

Tot zover de theorie. Maar hoe gaat zoiets nu eigenlijk in de praktijk? Daar hebben we zelf nog geen ervaring mee opgedaan, maar ik wil wel graag van de gelegenheid gebruik maken om er iets over te zeggen. Daarom ben ik te rade gegaan bij onze collega’s van het Gemeentearchief Rotterdam. Het GAR is een grote organisatie (110 fte) die al in 2004 begonnen is met nadenken over dit soort zaken. Zeer vooruitstrevend mag je wel zeggen, in een tijd dat de meesten van ons ternauwernood aan het emailen waren!

De praktijk
Vanaf het begin werd een en ander voortvarend aangepakt. In Rotterdam hadden ze direct al in de gaten dat digitaal archief in feite precies hetzelfde is als analoog archief. En dat je er dus ook hetzelfde aan moet doen als aan analoog archief: ordenen, beschrijven, conserveren en beschikbaar stellen. Logisch gevolg was dat het nadenken over dit onderwerp niet werd opgedragen aan een exclusief clubje knappe koppen, maar dat de hele organisatie erbij betrokken werd. Van hoog tot laag. Van archief tot restauratie. Iedereen werd, of hij het wilde of niet, in een werkgroepje gezet om te gaan nadenken over de toekomst.

Voor het GAR was dat een spannende ontwikkeling. Deze organisatie, die dit jaar 153 jaar bestaat, is van oudsher opgedeeld in drie afdelingen: Archieven, Topografisch- Historische Atlas en Bibliotheek. Die drie afdelingen hadden elk hun eigen werkwijze, systemen en cultuur. Maar als gevolg van de invoering van het digitaal depot moesten er bruggen geslagen worden zodat deze eilanden met elkaar verbonden konden worden. Samen leren waar het nu eigenlijk om gaat, samen nadenken over oplossingen die men van oudsher misschien het liefst zelf, ‘intern’ had opgelost.
Zo bewerkstelligde het digitaal depot in deze organisatie een misschien onverwacht, maar zeker niet onwelkome cultuurverandering.
Dit proces is nog niet ten einde. De ontwikkelingen gaan immers nog steeds door. Het digitaal depot is nog niet ‘af’(alsof het ooit ‘af’ zou kunnen zijn).

Hulp uit onverwachte hoek
Want inmiddels is er nog een andere ontwikkeling begonnen, en die wordt veroorzaakt door de opkomst van de social media, het ingeburgerd raken van de web2.0 en 3.0 technieken. Misschien denkt u, wat heb ík daar mee te maken? Ik ben toch archivaris?

Maar de social media zijn in Nederland in het archiefwezen bezig met een gestage opmars. Ze zijn namelijk van grote invloed op de manier waarop onze klanten naar ons als archiefdiensten kijken, op hoe ze met ons omgaan en vooral hoe ze met onze archieven en collecties omgaan. Door de vergaande digitalisering en online publicatie van bronnen komen steeds meer mensen in aanraking met het door ons beheerde erfgoed.

Dit alles heeft echter wel tot gevolg dat wij het materiaal op een andere manier toegankelijk zullen moeten maken dan we van oudsher gewend zijn. Daarover moet worden nagedacht, oude werkwijzen moeten tegen het licht worden gehouden en eventueel herzien. Maar daarvoor is kennis nodig van de materie.

  • Hoe werkt het web?
  • Hoe werken mensen met het web?
  • Hoe gedragen mensen zich op het web?
  • Op welke manier veranderen de verwachtingen die onze klanten van ons, ons materiaal en onze producten hebben, nu ze online zelf steeds actiever worden?
  • En vervolgens: hoe spelen wij daarop in?

Wij moeten loslaten wat wij altijd als vaststaand hebben beschouwd om te voorkomen dat wij het paard voor de auto spannen om hem te laten rijden. Die auto kan immmers misschien zelf wel rijden?!

De opkomst van de social media, die parallel loopt aan de opmars van de digitale archieven is, denk ik, van groot nut voor de acceptatie van de digital born archieven.

En juist die acceptatie zal hoogstwaarschijnlijk een groot probleem worden voor het overgrote deel van de huidige generatie archivarissen. We hebben er niets over geleerd, van die technische taal begrijpen we niets en áls we denken dat we het begrepen hebben, blijkt achteraf dat wij heel andere definities hanteren dan ‘die jongens van ict’ en dat we het alsnog over verschillende dingen hebben gehad…

Door het bekend worden met social media worden mensen die eigenlijk van nature niet zoveel hebben met digitale dingen, ineens geconfronteerd met schitterende initiatieven als Flickr, Footnote, Librarything, om nog maar te zwijgen van de wereld die voor je opengaat als je blogs begint te volgen van mensen aan de andere kant van de wereld die net dezelfde hobby blijken te hebben als jij.

Ik heb het zien gebeuren bij het Zeeuws Archief. Met z’n allen hebben we de cursus 23 Archiefdingen gedaan, waarbij we in 23 ‘hoofdstukken’ kennismaakten met verschillende web2.0 toepassingen, toegesneden op het archiefwezen.
Mensen ontdekten de rijkdom van allerlei toepassingen op het web voor hun eigen werk, of hobby en ontwikkelden daardoor een nieuw en tot dan toe onbekend zelfvertrouwen ten aanzien van hun computer.

Ik hoop en vertrouw erop dat dit zelfvertrouwen, deze bekendheid met wat eerder onbekend terrein was, gaat helpen bij de implementatie van het DD. Het is nu nog zaak om duidelijk te maken dat wat er ín dat DD gaat, niets anders is dan dezelfde procesgebonden informatie die we al sinds jaar en dag beheren. We zullen er alleen op een iets andere manier mee om moeten gaan, we zullen onze werkwijze een klein beetje moeten veranderen om hetzelfde te blijven doen.
Vandaar mijn titel: I have to change to stay the same. Deze uitspraak van de impressionistische schilder Willem de Kooning is ons, archivarissen, denk ik op het lijf geschreven.

Als we doorgaan zoals we de afgelopen decennia hebben gewerkt, met onze belangrijkste focus op het analoge materiaal, hebben we over enkele decennia nog maar weinig te zeggen over onze core business: het beheren en beschikbaar stellen van procesgebonden informatie. Dan kunnen we hoog en laag springen, maar wát er dan nog over is van de digitale informatie die nu gevormd wordt, zal niet voldoen aan de eisen die wij stellen op het gebied van toegankelijkheid, duurzaamheid en betrouwbaarheid.
Daarom ben ik zo blij dat we in Nederland nu eindelijk zo ver zijn dat er een digitaal depot in zicht komt. Een digitaal depot waarvan het de bedoeling is dat het door zoveel mogelijk overheidsorganisaties gebruikt gaat worden. Door samenwerken en kennisdelen komen tot een goede oplossing voor dit ingewikkelde vraagstuk.
Archivarissen krijgen dankzij dit zo de kans om kennis te maken met de gevolgen van de digitalisering van de maatschappij, ze kunnen er niet meer omheen, een oplossing is in zicht!